Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming. Järgnevalt on esitatud teave isikuandmete töötlemise põhimõtete kohta Maarjamaa Hariduskolleegiumis ning isiku õiguste kohta enda andmetega tutvumisel.

NB! Alljärgnev teave ei hõlma:

• juriidiliste isikute ja asutuste andmete töötlemist ning füüsilise isiku andmete töötlemist, kui andmeid töödeldakse seoses tema ametikohustusega;
• isikuandmete töötlemist veebilehtedel, millele Maarjamaa Hariduskolleegiumi veebilehel viidatakse, kuid mida ei halda kool (välislingid);
• isikuandmete töötlemist riiklikes registrites.

Isikandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Maarjamaa Hariduskolleegium töötleb õpilaste ja personali andmeid seadusest tuleneval alusel, juriidilise kohustuse või lepingu täitmisel ja nõusoleku alusel. Isikuandmed jõuavad kooli peamiselt kirjavahetuse teel. Koolis tekivad isikuandmed seoses õppe- ning kasvatustööga.

Igal andmetöötlussüsteemi kasutajal on juurdepääs ainult temale töötlemiseks lubatud isikuandmetele. Õigus elektroonilistes infosüsteemides (eKool, EHIS, EKIS, SAP, Eesti Haigekassa, raamatupidamisprogrammid jms) isikuandmeid töödelda ning andmete õigsuse eest vastutamine tuleneb töötaja ametijuhendist.

Isikuandmete töötlemise põhimõtted
Õpilaste isikuandmete töötlemine

• andmed, mille töötlemine on ette nähtud kas seadusega, juriidilise kohustuse täitmiseks või lepingu täitmiseks;
• andmed, mille töötlemine on vajalik õppe- ja kasvatustöö korraldamiseks ning koolielu paremaks toimimiseks;
• andmed, mida töödeldakse nõusoleku alusel (näiteks tervishoiuteenuste vahendamiseks, õppekorralduslike meetmete rakendamiseks jmt).

Nõusoleku alaealise lapse eest saab anda seaduslik eestkostja ning eestkostjal on igal ajal õigus nõusolek tagasi võtta saates vastavasisuline allkirjastatud taotlus See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..

Isikuandmete töötlemine isiku algatusel

• avalduse, taotluse või muu dokumendi esitamisel koolile.

Asutusele saadetud dokumendid registreeritakse dokumendihaldussüsteemis EKIS. Kool avalikustab dokumendid avalikus dokumendiregistris, välja arvatud teabe, mille puhul kasutatakse juurdepääsupiirangut vastavalt avaliku teabe seaduse § 35’le.

Isikuandmete töötlemine tööle kandideerimisel
Tööle kandideerimisel lähtub kool isiku enda avaldatud infost ja avalikest allikatest. Seejuures on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid kool tema kohta on kogunud. Samuti on kandidaadil õigus kooli poolt kogutud andmetega tutvuda, anda selgitusi ja esitada vastuväiteid.

Kandideerimisdokumentidega tutvuvad ainult värbamisprotsessis osalevad töötajad. Neid dokumente ja andmeid kolmandatele isikutele ei avaldata. Kool eeldab, et isikutega, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma selleks eraldi luba küsimata. Kui kandidaat ei osutu valituks, säilitatakse tema andmeid kuus kuud, seejärel tehakse seda vaid tema kirjalikul nõusolekul.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Kooli veebilehe külastamine ja seal kogutav info
Veebilehe külastamisel piirduvad külastaja kohta kogutavad ja säilitatavad andmed:

• kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadress),
• arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversiooniga,
• külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. 

Maarjamaa Hariduskolleegiumi veebileht kasutab püsivaid ja seansiküpsiseid selleks, et pakkuda paremat kasutajakogemust ja veebilehe arendamiseks või pakume täiendavat sisu, näiteks videod, blogid ja kiirteavitused. Küpsised võivad olla loodud ka erinevate väliste teenusepakkujate poolt, kelle abil täiustame oma veebilehte (näiteks Facebook või Google). Kasutajad loetakse küpsistega nõustunuks, kui veebilehitseja seadistustes on lubatud küpsised. Kui nendega ei nõustuta, siis võivad mõned veebilehe funktsioonid olla piiratud.

Koolis kasutatavad erinevad e-keskkonnad või infosüsteemid

• E-kool, e-päeviku keskkond - andmed on juurdepääsetavad ainult lapsevanematele, õpilastele ja kooli töötajatele. Keskkonda sisenemine toimub parooli või Eestis kasutusel olevate autentimisteenuste kaudu (ID-kaart, Mobiil-ID, Smart-ID, panga kaudu);
• Kooli infosüsteem - kooli töötajatele mõeldud keskkond infovahetuseks, tegevuste planeerimiseks ning õpilasega seotud andmestiku haldamiseks; juurdepääs on ainult kooli töötajatele; keskkonda sisenemine toimub parooli või ID-kaardiga;
• PUGU - nõustamisteenuse halduskeskkond; juurdepääs ainult nõustamismeeskonna liikmetele; keskkonda sisenemine toimub ID-kaardiga;
• Opiq - elektrooniliste õppematerjalide platvorm; juurdepääs õpilastel ja õpetajatel; sisenemine toimub parooliga, ID-kaardi, mobiil-ID või läbi eKooli
   

Isikuandmete avalikustamine ja edastamine kolmandatele isikutele, sh teistele asutustele
Avalikud dokumendid avalikustatakse kooli dokumendiregistris. Kirjavahetuse korral eraisikutega ei avalikustata avalikus dokumendiregistris isiku täisnime, vaid kasutatakse initsiaale. Juurdepääsupiiranguga dokumentide sisu ei ole avalikus dokumendiregistris avalik.
Kool on kohustatud avaldama lapse ja lapsevanema isikuandmeid kolmandatele isikutele
või asutustele seaduses sätestatud juhtudel.
Kooli veebilehel olevad andmed on avalikud piiramatule arvule kolmandatele isikutele.
 

Isikuandmete säilitamine
Kooli dokumentide säilitamine toimub vastavalt asutuse dokumentide loetelus kehtestatud dokumentide säilitustähtaegadele (näiteks säilitatakse kirjavahetus eraisikutega 5 aastat, õpilaste toimikuid 20 aastat).
Nõusoleku alusel avalikustatavaid andmeid säilitatakse nõusoleku tagasivõtmiseni. Avalikustamata andmed kustutatakse pärast nõusoleku tagasivõtmist. Avalikustatud andmeid ei kustutata, kui see on tehniliselt võimatu või kui vanem seda ei nõua (nt e-kool).
Arhiiviväärtuseta andmeid töödeldakse säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud
andmed antakse säilitamiseks üle avalikku arhiivi ning üleantud andmete töötlemine
lõpetatakse.
 

Isiku õigused seoses tema andmete töötlemisega
Isikul on õigus saada teavet, milliseid isikuandmeid on kool tema kohta kogunud ja kuidas
ning mis eesmärgil neid töödeldakse. Teabe saamiseks tuleb esitada allkirjastatud taotlus
või esitada teabenõue dokumendi väljastamiseks. Märgukirjale, selgitustaotlusele või päringule vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest.
Isikul on õigus nõuda ebaõigete andmete parandamist, kui need on muutunud või need on
ebaõiged, puudulikud või väärad muul põhjusel.
Isikul on õigus nõuda andmete kasutamise piiramist või kustutamist, kui isikuandmete
töötlemiseks ei ole enam õiguslikku alust.
 

Lisainfo:  

• Avaliku teabe seadus
• Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus

Kontakt:

Maarjamaa Hariduskolleegiumi andmekaitse spetsialist Kristin Kallisaar; 56855968; See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.